Siklus Manajemen Sumber Daya Manusia dan Penggajian

Siklus manajemen sumber daya manusia (MSDM)/penggajian – human resources management (HRM)/payroll cycle adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pengolahan data terkait yang terus menerus berhubungan dengan mengelola kemampuan pegawai secara efektif. Tugas-tugas yang lebih penting meliputi sebagai berikut.

Merekrut dan mempekerjakan para pegawai baru.

1.      Pelatihan.

2.      Penugasan pekerjaan

3.      Kompensasi (penggajian)

4.      Evaluasi kinerja.

5.      Mengeluarkan pegawai karena penghentian yang sukarela maupun tidak.

 

👉   SISTEM INFORMASI SIKLUS MSDM/PENGGAJIAN

- Tinjauan proses MSDM dan kebutuhan informasi 

Keberhasilan sebuah organisasi bergantung pada pegawai yang memiliki kemampuan dan pegawai yang memiliki motivasi karena pengetahuan dan kemampuan mereka memengaruhi kualitas dari barang serta jasa yang diberikan ke pelanggan. Untuk menggunakan pengetahuan dan kemampuan para pegawai secara lebih efektif, banyak organisasi berinvestasi pada sistem manajemen pengetahuan. Sistem manajemen pengetahuan (knowledge management system) tidak hanya berjalan seperti sebuah petunjuk yang mengidentifikasi area-area keahlian yang dimiliki pegawai individu, tetapi juga menangkap dan menyimpan pengetahuan tersebut, sehingga dapat dibagikan dan digunakan oleh yang lainnya serta dapat meningkatkan produktivitas secara signifikan. 

- Ancaman dan Pengendalian

👉    AKTIVITAS SIKLUS PENGGAJIAN

- Memperbarui database induk penggajian

Aktivitas pertama dalam siklus MSDM/penggajian melibatkan pembaruan database induk penggajian yang merefleksikan berbagai jenis perubahan yang diajukan secara interna: perekrutan baru, pemberhentian, perubahan dalam tingkat bayaran, atau perubahan dalam gaji tertahan yang ditetapkan. Selain itu, secara berkala data induk perlu diperbarui untuk menunjukkan perubahan-perubahan tarif pajak dan potongan untuk asuransi. 

- Memvalidasi data waktu dan kehadiran

Bagaimana data waktu dan kehadiran pegawai dikumpulkan secara berbeda bergantung pada status bayaran pegawai. Bagi para pegawai yang dibayar berdasarkan jam, banyak perusahaan menggunakan kartu waktu (time card) untuk mencatat waktu kedatangan dan keberangkatan pegawai setiap harinya. Para pegawai yang mendapatkan gaji tetap sering mencatat pekerjaan tenaga kerja mereka dengan kartu waktu. Bahkan, supervisor mereka secara informal mengawasi kehadiran mereka dalam pekerjaan. Para profesional pada organisasi jasa seperti KAP, kantor hukum, dan kantor konsultan dengan cara yang sama melacak waktu yang mereka habiskan untuk melakukan berbagai tugas dan bagi klien yang mana aja, mereka mencatat data-data tersebut dalam lembar waktu (time sheet). 

- Menyiapkan penggajian

Urutan aktivitas untuk proses penggajian adalah sebagai berikut:

a.) Transaksi penggajian diedit dan transaksi yang divalidasi kemudian disortir berdasarkan nomor pegawai. 

b.) Seluruh potongan penggajian dijumlahkan dan totalnya digunakan untuk mengurangi gaji kotor, sehingga didapatkan jumlah gaji bersih. Potongan penggajian dibagi ke dalam dua kategori umum, yaitu: potongan pajak gaji dan potongan sukarela. Potongan pajak gaji meliputi pajak penghasilan negara, negara bagian, dan daerah. Potongan sukarela meliputi iuran dana pensiun; premi asuransi jiwa, kesahatan, dan asuransi kecacatan; iuran serikat; dan kontribusi untuk berbagai sumbangan amal.

c.) Daftar penggajian dan potongan dibuat. Daftar penggajian (payroll register) atau register penggajian mencantumkan gaji kotor setiap pegawai, potongan penggajian, dan gaji bersih dalam format multikolom. Daftar ini juga berlaku sebagai dokumentasi pendukung untuk mengotorisasi transfer dana ke rekening pengecekan penggajian organisasi. Daftar potongan (deduction register) memuat potongan-potongan sukarela lainnya bagi setiap pegawai. 

d.) Sistem mencetak cek gaji pegawai. Cek gaji ini biasanya menyertakan sebuah laporan pendapatan (earning statement) yang memuat jumlah gaji kotor, potongan, dan gaji bersih untuk periode terkini serta total year-to-date untuk masing-masing kategori. 

- Mengeluarkan penggajian 

Setelah cek gaji disiapkan, petugas penggajian memeriksa dan menyetujui daftar penggajian. Sebuah voucher pencairan kemudian disiapkan untuk mengotorisasi transfer dana dari rekening pengecekan umum perusahaan ke rekening bank penggajiannya. Voucher pencairan tersebut kemudian digunakan untuk memperbarui buku besar. 

Setelah memeriksa daftar penggajian dan voucher pencairan, kasir kemudian menyiapkan dan menandatangani sebuah cek (atau mengajukan sebuah transaksi Electronic Funds Transfer [EFT]) yang mentransfer dana dari rekening bank penggajian perusahaan.

- Menghitung dan mengeluarkan pajak penghasilan yang dibayar pegawai serta potongan pagawai sukarela 

Para atasan harus membayar pajak social security sebagai tambahan terhadap jumlah potongan dari cek gaji pegawai. Hukum pemerintah pusat dan negara bagian juga menghendaki para atasan untuk mengontribusikan persentase tertentu dari setiap gaji kotor pegawai sampai dengan batas tahunan maksimum, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran pusat dan negara bagian

👉    Opsi Outsourcing

- Biro jasa penggajian (payroll service bureau) adalah sebuah organisasi yang mengelola file induk penggajian untuk tiap kliennya dan menjalankan aktivitas pemrosesan penggajiannya untuk sebuah bayaran.

- Organisasi pengusaha professional (professional employer organization – PEO) adalah sebuah organisasi yang memproses penggajian dan juga menyediakan jasa manajemen sumberdaya manusia, seperti desain manfaat pegawai dan administrasi

Biro jasa penggajian dan PEO biasanya menarik bagi bisnis kecil dan menengah karena alasan berikut:

1.      Mengurangi biaya.

2.      Jangkauan manfaat yang lebih luas.

3.      Pembebasan atas sumberdaya komputer.